Co je evidence skutečných majitelů?

Evidence skutečných majitelů (ESM) je informační systém veřejné správy, do kterého se zapisují takzvaní skuteční majitelé právnických osob. Zjednodušeně řečeno: stát chce vědět, který konkrétní člověk nakonec vlastní nebo ovládá každou obchodní společnost, spolek nebo třeba fond. Upravuje ji zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů.

Skutečným majitelem je podle zákona fyzická osoba, která má ve společnosti podíl větší než 25 %, nebo ji jiným způsobem fakticky ovládá. U jednoduchých struktur (kde je jediným společníkem fyzická osoba) se zápis provádí automatickým průpisem z obchodního rejstříku a nemusíte nic řešit. Jakmile je ale struktura složitější, tedy když má společnost např. více společníků, mateřskou společnost, nebo zahraničního vlastníka, automatika nestačí a zápis je potřeba zajistit aktivně. A právě tam vznikají chyby.

Kdo je náhradní skutečný majitel?

Někdy žádná fyzická osoba podmínky skutečného majitele nesplňuje, nebo ji nelze ani při vynaložení veškerého úsilí zjistit. Typicky jde o společnosti s roztříštěnou vlastnickou strukturou, kde nikdo nedosahuje rozhodujícího vlivu ve výši 25 %. Zákon na to pamatuje institutem náhradního skutečného majitele: do evidence se v takovém případě zapíše každá osoba ve vrcholném vedení společnosti – zpravidla tedy jednatelé nebo členové představenstva.

Pozor, náhradní skutečný majitel není úniková cesta. Zapsat vrcholné vedení lze až tehdy, když jste skutečně vyčerpali možnosti, jak skutečného majitele dohledat, a toto úsilí byste měli umět doložit. Zápis „náhradníka” tam, kde skutečný majitel objektivně existuje, je sám o sobě nesrovnalostí.

Co vám hrozí, když je v evidenci chyba?

Zákon počítá s pokutou až 500 000 Kč. Tu ale v praxi klienti pociťují nejméně. Mnohem citelnější jsou automatické soukromoprávní následky, které nastupují bez ohledu na jakoukoli pokutu:

Nedostanete úvěr ani nezaložíte účet. Banky mají povinnost kontrolovat evidenci u každého firemního klienta. Když narazí na chybu nebo na poznamenanou nesrovnalost, musí ji oznámit a obchod s vámi do vyřešení zpravidla neuzavřou. Tímto způsobem se o svém problému dozvídá většina našich klientů.

Nesmíte si vyplatit zisk. Společnost nesmí vyplatit podíl na zisku skutečnému majiteli, který není zapsán v evidenci, ani právnické osobě, která zapsaného skutečného majitele nemá. A co je horší, pokud právo na podíl na zisku nemůže být kvůli tomu vykonáno do konce účetního období, zaniká. Nejde tedy o odklad výplaty, ale o nevratnou ztrátu peněz.

Nesmíte hlasovat. Nezapsaný skutečný majitel nesmí vykonávat hlasovací práva na valné hromadě. U společnosti s jediným společníkem to znamená, že společnost je fakticky paralyzovaná, protože nelze přijmout žádné rozhodnutí, jmenovat jednatele ani schválit účetní závěrku. Rozhodnutí přijatá v rozporu s tímto zákazem mohou být napadena jako neplatná.

Přijdete o dotace a veřejné zakázky. Poskytovatelé dotací i zadavatelé veřejných zakázek si údaje v evidenci ověřují. Nesrovnalost typicky znamená vyloučení ze zadávacího řízení nebo zamítnutí žádosti o dotaci.

Jak chybu napravit a proč přes notáře

Nesrovnalost lze odstranit návrhem na zápis u rejstříkového soudu. Soudní cesta ale znamená soudní poplatek, formuláře a týdny čekání, zvlášť pokud soud vyzve k doplnění.

Existuje rychlejší varianta: zápis provedený notářem. Notář může zápis do evidence provést přímo, často do několika dnů, a na odměně za zápis zaplatíte výrazně méně než na soudním poplatku. Naše kancelář má tento postup zavedený, připravíme za vás rozbor vlastnické struktury, doložíme podklady o skutečném majiteli (nebo odůvodníme zápis náhradního skutečného majitele) a se spolupracujícím notářem zajistíme samotný zápis. Vy podepíšete plnou moc a o víc se nestaráte.

Kdy si evidenci zkontrolovat?

Ideálně hned teď: kontrola na esm.justice.cz zabere pět minut. A dále vždy, když se cokoli změní, tedy když dojde k převodu podílu, vstupu investora, změně jednatele, apod. Evidence se neaktualizuje sama (s výjimkou automatického průpisu) a odpovědnost za správnost údajů nese vaše společnost.

Nejste si jistí, zda máte skutečného majitele zapsaného správně?
Ozvěte se nám, my vaši evidenci zkontrolujeme a případně zajistíme nápravu dříve, než způsobí problémy při jednání s bankou nebo obchodními partnery.

Článek Evidence skutečných majitelů: co to je a proč ji mít v pořádku se nejdříve objevil na Právní služby | buk advokáti.