V poslední době se na nás stále častěji obracejí klienti s problémem, o kterém do té doby vůbec nevěděli: mají chybu v evidenci skutečných majitelů. Většinou přijdou až ve chvíli, kdy jim banka odmítne úvěr nebo nemohou vyplatit podíl na zisku.
Co je evidence skutečných majitelů?
Evidence skutečných majitelů (ESM) je informační systém veřejné správy, do kterého se zapisují takzvaní skuteční majitelé právnických osob. Zjednodušeně řečeno: stát chce vědět, který konkrétní člověk nakonec vlastní nebo ovládá každou obchodní společnost, spolek nebo třeba fond. Upravuje ji zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů.
Skutečným majitelem je podle zákona fyzická osoba, která má ve společnosti podíl větší než 25 %, nebo ji jiným způsobem fakticky ovládá. U jednoduchých struktur (kde je jediným společníkem fyzická osoba) se zápis provádí automatickým průpisem z obchodního rejstříku a nemusíte nic řešit. Jakmile je ale struktura složitější, tedy když má společnost např. více společníků, mateřskou společnost, nebo zahraničního vlastníka, automatika nestačí a zápis je potřeba zajistit aktivně. A právě tam vznikají chyby.
Kdo je náhradní skutečný majitel?
Někdy žádná fyzická osoba podmínky skutečného majitele nesplňuje, nebo ji nelze ani při vynaložení veškerého úsilí zjistit. Typicky jde o společnosti s roztříštěnou vlastnickou strukturou, kde nikdo nedosahuje rozhodujícího vlivu ve výši 25 %. Zákon na to pamatuje institutem náhradního skutečného majitele: do evidence se v takovém případě zapíše každá osoba ve vrcholném vedení společnosti – zpravidla tedy jednatelé nebo členové představenstva.
Pozor, náhradní skutečný majitel není úniková cesta. Zapsat vrcholné vedení lze až tehdy, když jste skutečně vyčerpali možnosti, jak skutečného majitele dohledat, a toto úsilí byste měli umět doložit. Zápis „náhradníka” tam, kde skutečný majitel objektivně existuje, je sám o sobě nesrovnalostí.
Co vám hrozí, když je v evidenci chyba?
Zákon počítá s pokutou až 500 000 Kč. Tu ale v praxi klienti pociťují nejméně. Mnohem citelnější jsou automatické soukromoprávní následky, které nastupují bez ohledu na jakoukoli pokutu:
Nedostanete úvěr ani nezaložíte účet. Banky mají povinnost kontrolovat evidenci u každého firemního klienta. Když narazí na chybu nebo na poznamenanou nesrovnalost, musí ji oznámit a obchod s vámi do vyřešení zpravidla neuzavřou. Tímto způsobem se o svém problému dozvídá většina našich klientů.
Nesmíte si vyplatit zisk. Společnost nesmí vyplatit podíl na zisku skutečnému majiteli, který není zapsán v evidenci, ani právnické osobě, která zapsaného skutečného majitele nemá. A co je horší, pokud právo na podíl na zisku nemůže být kvůli tomu vykonáno do konce účetního období, zaniká. Nejde tedy o odklad výplaty, ale o nevratnou ztrátu peněz.
Nesmíte hlasovat. Nezapsaný skutečný majitel nesmí vykonávat hlasovací práva na valné hromadě. U společnosti s jediným společníkem to znamená, že společnost je fakticky paralyzovaná, protože nelze přijmout žádné rozhodnutí, jmenovat jednatele ani schválit účetní závěrku. Rozhodnutí přijatá v rozporu s tímto zákazem mohou být napadena jako neplatná.
Přijdete o dotace a veřejné zakázky. Poskytovatelé dotací i zadavatelé veřejných zakázek si údaje v evidenci ověřují. Nesrovnalost typicky znamená vyloučení ze zadávacího řízení nebo zamítnutí žádosti o dotaci.
Jak chybu napravit a proč přes notáře
Nesrovnalost lze odstranit návrhem na zápis u rejstříkového soudu. Soudní cesta ale znamená soudní poplatek, formuláře a týdny čekání, zvlášť pokud soud vyzve k doplnění.
Existuje rychlejší varianta: zápis provedený notářem. Notář může zápis do evidence provést přímo, často do několika dnů, a na odměně za zápis zaplatíte výrazně méně než na soudním poplatku. Naše kancelář má tento postup zavedený, připravíme za vás rozbor vlastnické struktury, doložíme podklady o skutečném majiteli (nebo odůvodníme zápis náhradního skutečného majitele) a se spolupracujícím notářem zajistíme samotný zápis. Vy podepíšete plnou moc a o víc se nestaráte.
Kdy si evidenci zkontrolovat?
Ideálně hned teď: kontrola na esm.justice.cz zabere pět minut. A dále vždy, když se cokoli změní, tedy když dojde k převodu podílu, vstupu investora, změně jednatele, apod. Evidence se neaktualizuje sama (s výjimkou automatického průpisu) a odpovědnost za správnost údajů nese vaše společnost.
Nejste si jistí, zda máte skutečného majitele zapsaného správně?
Ozvěte se nám, my vaši evidenci zkontrolujeme a případně zajistíme nápravu dříve, než způsobí problémy při jednání s bankou nebo obchodními partnery.
